PREVER
ES UNA EMPRESA QUE PRESETA SERVICIOS ESEQUIALES, ES UNA EMPRESA DE SERVICIOS ANONIMA.
PROCESOS DE COMPRAS
La empresa maneja un sistema que se llama OFIMATIC. Es un sistema integral de la compañía por dicho sistema todos los departamentos hacen una requisición de materiales se hace con dos fechas en el mes. Se escoge una o las dos fechas para hacer el requerimiento. El pedido lo recibimos por el sistema y se separa por productos tales como aseo, cartelera, papelería se cotiza con los proveedores para encontrar al que ofrece mejores alternativas. Hay proveedores que surten la parte del sur otras la del norte y otras la del centro (cede principal) luego de cotizar y verificar que se cumpla con los requerimientos se hace una orden de compra con el mismo sistema y por vía imilla los diferentes, proveedores estos cuando reciben el correo al otro día lo envía re misionado, luego con la remisión y se hace una revisión física para mirar que si llego el pedido, si hay que devolver se hace el reporte.
Ya teniendo el material en compras se distribuye a cada uno de los departamentos luego se realiza la orden de pago.
ENTREVISTA
1. ¿Cuáles son los principales objetivos de la empresa respecto a la Gestión de Compras?
Que halla el mínimo de suministros y que la empresa pueda funcionar normalmente con el proceso de compras mínimos pero que la empresa no se vale por suministros.
2. ¿Cuántas personas intervienen en todo el proceso de Compras de la empresa y de qué forma actúan en dicho proceso?
Dos personas: Su función es la de cotizar, comprar, recibir mercancía, despachar. El proceso es realizar facturación, formas de pago, tiempos de pago e inventarios físicos.
3. ¿Dónde y cómo se compran los productos que requiere la compañía para su normal funcionamiento?
Se escoge el lugar siempre y cuando cumplan con unos requisitos minimos como es la calidad el espacio y el servicio como tal. Nosotros cotizamos y míranos las necesidades de la compañía de acuerdo a las necesidades o adquisidores que tenga. Tenemos varios proveedores donde eligen uno a uno por zonas normalmente y se hace la compra directa.
4. ¿Existen hojas de vida de las características del producto o servicio con las que ustedes trabajan? Evidenciar 2.
No se tienen solo se hace un proceso normal de negociación libre, no se le tiene ficha técnica a los productos normalmente el negocio se hace vía telefónicamente y ya el proveedor hace el suministro.
Si aparecen nuevos proveedores se miran las garantías necesarias y se hace el negocio con ellos.
5. ¿Qué sistema de compras se utiliza en la Compañía? Por ejemplo compras sin Stock, con Stock, ¿son centralizadas, descentralizadas? Explique
Se utilizan todo este tipo de compras
CON STOCK: Cuando es una papelería pre impresa ya que la empresa no se puede quedar sin ella ya que no se puede pedir de un día para otro por el orden de cobro.
SIN STOCK: Cuando se hacen cada 15 días que son los materiales de aseo, cafetería que pueden tener espera y se hace contra pedido.
Nota: se mantiene un mínimo de stock que son material necesario para la compañía
CENTRALIZADAS: Desde el departamento ubicado en Bolívar se distribuye para todas las sedes, todo se hace con unos requerimientos con fechas estipuladas y desde la cede principal se lleva con procesos de facturación y programación de los pagos.
6. En la gestión de compras es necesario tener en cuenta algunos aspectos para realizar una buena compra. ¿Cuáles son para usted dichos aspectos?
a) Principalmente que sea una empresa reconocida y ya registrada legalmente esto es lo primero.
b) Que tenga un buen precio.
c) Buena calidad.
d) Servicio oportuno.
e) Que se dé un tiempo de pago prudente de pago normalmente son 30 días en ocasiones se colabora con la parte social haciéndole compras a fama empresas, pequeños negocios pero que estén legalmente constituidos que manejen precios razonables y una excelente calidad.
7. ¿Se realiza investigación y búsqueda de proveedores? ¿Cómo se realiza esta investigación y búsqueda?
No se realiza búsqueda por lo general los proveedores buscan nuestra empresa. Se revisa la calidad del material para escoger el que más se adapte a las necesidades de la empresa.
Cuando se hace búsqueda es porque se requiere material de difícil acceso como lapidas, ya que no son muy comunes en el mercado.
8. ¿Efectúan en alguna ocasión algún tipo de test de productos con el fin de conocer sus características? Si no lo hacen preguntar por qué no lo hacen.
No .porque se compra la mayoría son cosas que se conocen en el mercado. Esto se puede hacer cuando un producto es nuevo pero por lo general son muy reacios a comprar cosas que no conocen por ellos no se hacen.
9. ¿Ustedes almacenan la mercancía? ¿Cómo funciona este almacenaje? ¿Qué tecnología utilizan para esto? (Servicios de apoyo: montacargas, estantería, etc.)
Se almacena papelería reimpresa y papelería general en estanterías .Se tiene relación con proveedores que suministran en tiempos muy ligeros la mercancía.
Hay almacenamiento de productos de cafetería como el café, azúcar, servilletas etc.
10. ¿Se establecen cantidades máximas y mínimas para los productos a la hora de realizar la compra?
Si
MAXIMOS: En papelería, plegables, talonarios.
MINIMOS: En la cafetería general (café, leche, galletas) en la parte de papelería un stock para un mes y en la parte mínima para 3 días.
11. ¿Cuáles de los siguientes controles utiliza la Dirección de compras?
Presupuestos __X_____ Auditorias ________Indicadores de Gestión ___X_____
Evaluaciones del proveedor________ Reportes estadísticos de Compras ____
Otros _______ Cuales _____________
Indicadores, presupuestos cada mes se hacen una serie de indicadores para mirar la evaluación del proceso de compras concluir si disminuyo si aumento y el por qué se tiene un presupuesto el cual no lo pueden pasar.
Todo es de control interno.
12. ¿Existe algún tipo de convenio respecto a las condiciones de pago con los proveedores? ¿Cómo funcionan esos convenios?
Hay convenios de pagas a 30 días y cuando se hacen negocios con famiempresas o personas independientes pagos de 8 a 15 días de acuerdo a los servicios requeridos, lo normal es de 30 a 40 días.
